J'essaie d'envoyer une invitation avec le Bringme Desk, mais mon visiteur ne reçoit pas de QR code. Que se passe-t-il ?

🔎 Introduction

Le Bringme Desk et le Bringme Bell 2.0 permettent d'accueillir automatiquement les visiteurs dans votre bâtiment. Le Bringme Bell gère l'accès, tandis que le Bringme Desk informe les visiteurs des mesures de sécurité et envoie une notification à l'hôte lorsque son visiteur arrive. Pour garantir un processus fluide, vous envoyez à votre visiteur un e-mail contenant un QR code à l'avance. C'est ce qu'on appelle le préenregistrement. Découvrez ici comment cela fonctionne exactement.

Mais que faire si le préenregistrement ne fonctionne pas ? Cet article vous guide pas à pas pour vérifier les causes possibles et résoudre le problème.

📃 Réponse

Si votre visiteur n'a pas reçu son QR code, vérifiez les points suivants :

✅ Utilisez-vous la bonne adresse e-mail ?

• Utilisez toujours invite@bringme.com pour préenregistrer votre visiteur.
• D'autres adresses (comme info@bringme.com) ne fonctionneront pas.
• Vous pouvez aussi utiliser une adresse spécifique à une langue (invite.nl@bringme.com, invite.fr@bringme.com ou invite.en@bringme.com) pour déterminer la langue de l'e-mail de préenregistrement. Voir Dans quelle langue mon visiteur reçoit-il l'e-mail de préenregistrement ? pour plus d'informations.

✅ Avez-vous envoyé l'invitation correctement ?

• L'invitation doit être une invitation de calendrier avec invite@bringme.com ajouté comme invité, dans le champ À ou CC. Les deux fonctionnent, cela ne doit pas obligatoirement être en CC.
• Si vous envoyez un e-mail classique au lieu d'une invitation de calendrier, le préenregistrement ne fonctionnera pas.
• Le rendez-vous doit être créé dans l'agenda de la boîte mail connue de Bringme. Certaines applications de calendrier, comme l'application Calendrier sur iPhone, ajoutent les nouveaux rendez-vous à un agenda par défaut qui n'est pas forcément votre agenda professionnel. Si cet agenda par défaut est un agenda personnel, par exemple Gmail, l'invitation part alors de cette adresse personnelle au lieu de votre adresse professionnelle, et le préenregistrement échoue même si vous pensiez l'envoyer depuis votre adresse professionnelle. Vérifiez dans les paramètres de calendrier de votre appareil quel agenda est sélectionné par défaut, et choisissez explicitement votre agenda professionnel lors de la création du rendez-vous.

✅ Votre adresse e-mail est-elle liée à un Bringme Desk ou un Bringme Bell ?

• Lorsque vous envoyez une invitation avec invite@bringme.com comme invité, le système vérifie à quel Bringme Desk ou Bringme Bell votre adresse e-mail est associée.
• Si votre adresse e-mail n'est pas connectée à un Bringme Desk ou un Bringme Bell, le QR code ne sera pas envoyé.
  
  Comment vérifier ?

1. Connectez-vous à l'application Bringme avec l'adresse e-mail utilisée pour envoyer l'invitation.
2. Allez dans 'Accueil' et vérifiez s'il y a un message confirmant votre connexion au Bringme Desk ou Bringme Bell.
3. Si nécessaire, demandez à votre administrateur Bringme de vérifier cela dans Bringme Manager.
4. Vous n'êtes pas connecté ? Demandez à votre administrateur Bringme d'ajouter votre compte dans Bringme Manager.

✅ Le visiteur est-il déjà un utilisateur Bringme ?

• Si le visiteur invité est déjà connecté au Bringme Desk, il ne recevra pas de QR code.
• Les utilisateurs Bringme ont déjà accès au bâtiment grâce à leur badge et n'ont pas besoin de s'enregistrer au Desk.

✅ Votre visiteur a-t-il vérifié sa boîte mail ?

• Le QR code est envoyé par no_reply@bringme.com. Demandez à votre visiteur de rechercher cet expéditeur dans sa boîte mail.
• Demandez-lui de regarder aussi dans le dossier Spam ou Courrier indésirable et, dans Gmail, dans les onglets Promotions et Mises à jour. Si l'e-mail s'y trouve, il le marque comme non spam, afin que la prochaine invitation arrive dans la boîte de réception.

✅ Vos invitations proviennent-elles d'un outil de planification ou d'une autre intégration ?

• Un outil de planification ou une intégration qui invite les visiteurs à votre place doit envoyer une invitation de calendrier à invite@bringme.com pour chaque type d'invité, et pas seulement pour certains. Un type de visiteur ou de collaborateur ajouté plus tard dans l'outil est facilement oublié.
• Un seul groupe de visiteurs ne reçoit pas de QR code ? Demandez au fournisseur de l'outil de vérifier ce point.

En suivant ces étapes, vous pourrez identifier la cause du problème et le résoudre.

Toujours pas de QR code ?

Toutes les vérifications ci-dessus sont bonnes et le QR code manque toujours ? Dans ce cas, Bringme peut retracer l'invitation pour vous. Remplissez le formulaire Envoyer une demande : indiquez votre adresse e-mail dans Adresse e-mail et donnez dans Description, pour chaque visiteur concerné :

• l'adresse e-mail du visiteur
• la date et l'heure de la visite
• quand l'invitation a été envoyée
• l'adresse e-mail depuis laquelle l'invitation a été envoyée

Avec ces informations, nous pouvons voir si l'invitation est bien arrivée à invite@bringme.com et ce qu'il en est advenu.

Vous avez encore une question ?

Cet article ne répond pas à votre question, ou vous en avez une autre ? Vous pouvez toujours vous adresser à Jaimie, notre AI Agent. Vous trouverez Jaimie en bas à droite de la Bringme App, dans la webapp Bringme, ou après vous être connecté via app.bringme.com. Jaimie est encore en version bêta et apprend chaque jour, donc le feedback que vous laissez après une conversation l'aide à progresser.