Ik wil een uitnodiging versturen met de Bringme Desk maar mijn bezoeker ontvangt geen QR code. Wat gaat er mis?

🔎 Inleiding

De Bringme Desk en Bringme Bell 2.0 zorgen ervoor dat bezoekers automatisch verwelkomd worden in je gebouw. De Bringme Bell beheert de toegang, terwijl de Bringme Desk bezoekers informeert over veiligheidsmaatregelen en de gastheer een melding stuurt zodra hun bezoeker arriveert. Om dit vlot te laten verlopen, stuur je je bezoeker van tevoren een e-mail met QR code. Dit noemen we preregistreren. Lees hier hoe dat precies werkt.

Maar wat als de preregistratie niet werkt? Dit artikel helpt je stap voor stap de mogelijke oorzaken te controleren en het probleem op te lossen.

📃 Antwoord

Heeft je bezoeker geen QR-code ontvangen? Controleer dan het volgende:

✅ Gebruik je het juiste e-mailadres?

• Gebruik altijd invite@bringme.com om je bezoeker vooraf te registreren.
• Andere adressen (zoals info@bringme.com) werken niet.
• Je kan ook een taalspecifiek adres gebruiken (invite.nl@bringme.com, invite.fr@bringme.com of invite.en@bringme.com) om de taal van de preregistratiemail te bepalen. Zie In welke taal ontvangt mijn bezoeker de preregistratiemail? voor meer info.

✅ Heb je de uitnodiging correct verstuurd?

• De uitnodiging moet een agenda-uitnodiging zijn met invite@bringme.com als genodigde, in Aan of in CC. Beide werken, het hoeft niet specifiek in CC te staan.
• Als je een gewone e-mail stuurt in plaats van een agenda-uitnodiging, werkt de preregistratie niet.
• De afspraak moet aangemaakt worden in de agenda van de mailbox die bij Bringme gekend is. Sommige agenda-apps, zoals de Agenda-app op iPhone, zetten nieuwe afspraken standaard in een standaardagenda die niet je werkagenda hoeft te zijn. Is die standaardagenda een privéagenda, bijvoorbeeld Gmail, dan vertrekt de uitnodiging vanuit dat privéadres in plaats van je werkadres, en werkt de preregistratie niet, ook al dacht je vanuit je werkadres te versturen. Controleer in de agenda-instellingen van je toestel welke agenda standaard geselecteerd staat, en kies expliciet je werkagenda bij het aanmaken van de afspraak.

✅ Is je e-mailadres gekoppeld aan een Bringme Desk of Bringme Bell?

• Wanneer je een uitnodiging verstuurt met invite@bringme.com als genodigde, controleert het systeem met welke Bringme Desk of Bringme Bell je e-mailadres verbonden is.
• Als je e-mailadres niet gekoppeld is aan een Bringme Desk of Bringme Bell, wordt de QR-code niet verstuurd.
  
  Hoe controleer je dit?

1. Log in op de Bringme-app met het e-mailadres waarmee je de uitnodiging hebt verstuurd.
2. Ga naar 'Home' en kijk of er een bericht staat dat bevestigt dat je verbonden bent met de Bringme Desk of Bringme Bell.
3. Vraag eventueel je Bringme admin om dit te verifiëren in Bringme Manager.
4. Ben je niet verbonden? Vraag dan je Bringme admin om je account toe te voegen in Bringme Manager.

✅ Is de bezoeker al een Bringme-gebruiker?

• Als de uitgenodigde bezoeker al is gekoppeld aan de Bringme Desk, ontvangt hij/zij geen QR-code.
• Bringme-gebruikers hebben al toegang met hun badge en hoeven zich niet in te checken bij de Bringme Desk.

Door deze stappen te doorlopen, kun je achterhalen waarom de voorregistratie niet werkt en het probleem oplossen.