Comment utiliser le bouton d'invitation Bringme Outlook ?

🔎 Introduction

Le bouton Bringme Invite pour Outlook simplifie la préinscription des visiteurs pour les entreprises utilisant le Bringme Desk. Bien qu’il soit possible d’inviter manuellement des visiteurs en ajoutant invite@bringme.com à vos invitations, le bouton Outlook offre plus de flexibilité et de confort.

📃 Réponse

Comment utiliser le bouton Bringme Invite Outlook ?

1. Assurez-vous que l’add-in Bringme Invite est installé dans Outlook.

   • Pour une installation personnelle, consultez cet article.
   • Pour une installation à l’échelle de l’organisation, consultez cet article.

2. Créez un nouvel événement dans le calendrier et ouvrez l’add-in via la barre supérieure de la fenêtre de rendez-vous. (1)

3. En cliquant sur le bouton, invite@bringme.com est automatiquement ajouté comme participant. (2)

4. Un texte explicatif est inclus dans l’invitation pour informer les visiteurs qu’ils recevront un second e-mail avec un QR code. (3)

5. Personnalisez l’invitation selon vos besoins :

   • Sélectionnez la langue dans laquelle l’invitation sera envoyée. (4)
   • Définissez si le QR code donne accès à tous les sites liés à votre compte Bringme ou uniquement à un site spécifique. (5)

6. Une fois les détails finalisés, envoyez l’invitation à tous les participants.

Pourquoi utiliser le bouton Outlook plutôt que d’ajouter invite@bringme.com manuellement ?

L’add-in Bringme Invite Outlook présente plusieurs avantages :

• Communication claire : Le texte explicatif informe les visiteurs qu’ils recevront un second e-mail, réduisant ainsi le risque qu’ils l’ignorent ou le considèrent comme un spam.
• Choix de la langue : L’add-in permet d’envoyer l’invitation dans la langue du visiteur, renforçant ainsi l’accueil. En ajoutant invite@bringme.com manuellement, l’e-mail est envoyé dans la langue de votre compte par défaut.
• Gestion des accès : Si votre compte Bringme est associé à plusieurs sites, l’add-in vous permet de choisir celui auquel le QR code donne accès. Sans le bouton Outlook, le QR code sera automatiquement lié à votre site principal, sans possibilité de modification.

Grâce au bouton Bringme Invite pour Outlook, vous simplifiez la préinscription des visiteurs, améliorez la communication et garantissez une expérience d’accueil plus fluide.