Comment un visiteur s'inscrit-il au Bringme Desk ?

🔎 Introduction

Le Bringme Desk est conçu pour automatiser et simplifier la gestion des visiteurs. Les visiteurs doivent s’enregistrer eux-mêmes afin que leur hôte soit notifié via l’application Bringme et puisse venir les accueillir. Bien que des flux personnalisés puissent être configurés par l’admin Bringme, ce guide décrit la procédure d’enregistrement standard.

📃 Réponse

Le processus d’enregistrement peut varier selon l’entreprise, car l’admin Bringme peut l’adapter aux besoins spécifiques. Toutefois, trois scénarios courants existent :

1. Le visiteur est préenregistré et a reçu un code QR à l’avance.
2. Le visiteur n’est pas préenregistré mais a un rendez-vous et doit s’enregistrer manuellement.
3. Le visiteur est imprévu et n’a pas de rendez-vous.

Voici comment chaque situation est gérée :

1. Un visiteur préenregistré

Cette méthode est recommandée, car elle garantit le plus haut niveau de sécurité et assure que seules les personnes autorisées ont accès au bâtiment, notamment si le Bringme Desk est utilisé avec la Bringme Bell et son lecteur QR. De plus, cela simplifie le processus d’enregistrement pour les visiteurs et évite toute confusion sur la manière d’accéder aux locaux. En savoir plus sur le préenregistrement des visiteurs ici.

Le visiteur :

• Sélectionne "Je suis un visiteur" sur l’écran du Bringme Desk.
• Scanne son code QR sur le Bringme Desk.
• Effectue les contrôles de sécurité requis (si configuré).
• Désinfecte ses mains et reçoit une étiquette de visiteur (si configuré).
• Enregistrement terminé : l’hôte est notifié et le visiteur attend d’être accueilli.

2. Un visiteur avec rendez-vous mais non préenregistré

Si un visiteur n’a pas été préenregistré, il peut toujours s’enregistrer manuellement sur le Bringme Desk. Cela garantit que la liste d’évacuation est à jour et que l’hôte est correctement informé de son arrivée.

Le visiteur :

• Sélectionne "Je suis un visiteur" sur l’écran du Bringme Desk.
• Saisit manuellement son nom et ses coordonnées.
• Sélectionne son hôte dans la liste des contacts disponibles.
• Effectue les contrôles de sécurité requis (si configuré).
• Désinfecte ses mains et reçoit une étiquette de visiteur (si configuré).
• Enregistrement terminé : l’hôte est notifié et le visiteur attend d’être accueilli.

3. Un visiteur imprévu sans rendez-vous

Si votre entreprise autorise les visiteurs sans rendez-vous et qu’ils doivent pouvoir contacter quelqu’un, le Bringme Desk peut également faciliter ce processus. L’admin Bringme doit activer un bouton Réception sur l’écran principal.

Le visiteur :

• Sélectionne "Réception" sur l’écran du Bringme Desk.
• L’employé désigné pour ce bouton est notifié via l’application Bringme.
• L’employé peut ensuite se rendre au Bringme Desk pour accueillir le visiteur.

De cette manière, le Bringme Desk offre confort et flexibilité pour toutes les situations possibles, garantissant une gestion fluide et efficace des visiteurs.