Politique de protection des données pour les utilisateurs de Bringme

Version 2026-05

Bringme (Bringme Finance NV et ses sociétés affiliées) s'engage à traiter vos données à caractère personnel conformément au Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (ci-après « RGPD ») et à toute autre législation applicable.

La présente politique de protection des données s'applique au traitement de vos données à caractère personnel que Bringme obtient par le biais de votre utilisation des produits et services Bringme. Bringme traite vos données à caractère personnel pour le compte et sur instruction de son client, l'organisation qui fait appel à nos services et les met à la disposition de ses utilisateurs.

1. Le responsable du traitement

Votre organisation (à savoir votre employeur ou le gestionnaire de votre immeuble résidentiel) (ci-après « le Responsable du traitement ») vous a désigné(e) comme faisant partie du public cible des utilisateurs finaux des services fournis par Bringme (ci-après « Services »). Les Services comprennent la mise à disposition de l'ensemble des produits Bringme ainsi que leur maintenance en vue de garantir leur bon fonctionnement.

Le Responsable du traitement peut disposer de sa propre politique de protection des données relative au traitement de vos données à caractère personnel par Bringme, auquel cas cette politique doit être lue conjointement avec la présente. En cas de contradiction, la politique du Responsable du traitement prévaut (des accords spécifiques pouvant avoir été conclus entre vous et le Responsable du traitement).

Le Responsable du traitement et Bringme ont conclu un accord relatif à l'exécution de ces Services.

2. Le sous-traitant

Bringme Finance NV et ses sociétés affiliées (ci-après « Bringme », « nous », « notre » ou « nos »), dont le siège social est établi à Bondgenotenlaan 138, 3000 Leuven, Belgique, immatriculée sous le numéro 0471.705.258, agit en qualité de sous-traitant pour le traitement susmentionné de vos données à caractère personnel aux fins de l'exécution des Services.

Par « société affiliée », on entend toute entité qui exerce, directement ou indirectement, un contrôle sur Bringme, est contrôlée par Bringme, ou est soumise à un contrôle commun avec Bringme, le terme « contrôle » désignant la détention de plus de 50 % des droits de vote ou le droit de définir la politique et la gestion de cette entité.

3. Coordonnées

Pour toute question relative à la présente politique, vous pouvez contacter notre DPO par e-mail à l'adresse : legal@bringme.com.

Notre délégué à la protection des données (DPO) est joignable à l'adresse legal@bringme.com ou par courrier à l'adresse : Bringme, à l'attention du DPO, Bondgenotenlaan 138, 3000 Leuven, Belgique.

Si vous souhaitez exercer l'un de vos droits (voir point 10), nous vous invitons à prendre contact avec le Responsable du traitement.

4. Les données à caractère personnel que nous traitons

Le Responsable du traitement communique obligatoirement les données à caractère personnel suivantes à Bringme lors de la création ou du téléchargement d'utilisateurs :

• Nom et prénom ;
• Adresse e-mail.

Bringme collecte et traite en outre les données à caractère personnel suivantes dans le cadre de l'exécution des Services :

• Localisation du produit Bringme utilisé ;
• Date d'enregistrement de l'utilisateur, heure d'arrivée et de départ des visiteurs, heure d'utilisation du produit Bringme et autres informations d'utilisation ;
• Message d'assistance clientèle, message de vérification et intitulé d'invitation à une réunion ou message e-mail ;
• Uniquement pour le Bringme Desk : respect ou non des exigences de présence du Responsable du traitement ;
• Uniquement pour le Bringme Bell : nom de compte, vidéo du visiteur et horodatage de la conversation.

Les données à caractère personnel suivantes ne sont traitées que si et dans la mesure où le Responsable du traitement ou l'utilisateur active ces fonctionnalités optionnelles et fournit les données :

• Statut de présence au bureau (p. ex. jours de travail planifiés, jours de télétravail, congé) ;
• Heure d'arrivée et de départ (check-in et check-out au bureau ou à domicile) ;
• Données relatives aux livraisons de colis (notamment la date de retrait, le statut et les informations d'expédition) ;
• Visiteurs attendus (nom du visiteur, date, collaborateur associé, lieu de la réunion, heure exacte d'arrivée et de départ) ;
• Informations relatives à l'équipe de réponse aux incidents du Responsable du traitement (nom, titre de fonction, rôle dans l'équipe, présence au bureau, numéro de téléphone professionnel) ;
• Numéro de téléphone optionnel de l'utilisateur.

Ces données nous sont communiquées par le Responsable du traitement, qui (a) a obtenu ces données à caractère personnel licitement auprès de vous et les a licitement transmises à Bringme, (b) a fourni à Bringme des données à caractère personnel exactes et à jour, et (c) vous fournira les informations pertinentes relatives aux activités de traitement.

5. Finalités et base juridique du traitement

Nous traitons les données à caractère personnel parce que cela est nécessaire à l'exécution des Services conformément à notre accord avec le Responsable du traitement (base juridique). Dans ce cadre, nous traitons vos données à caractère personnel aux fins suivantes, sur instruction du Responsable du traitement (selon les Services Bringme que vous utilisez) :

• La création de comptes utilisateurs et l'invitation des utilisateurs à créer leur compte Bringme ;
• L'envoi et la réception de communications à destination des utilisateurs (p. ex. notifications d'authentification et notifications de livraison de colis) par e-mail et SMS ;
• La facilitation de l'utilisation des produits Bringme (p. ex. retrait et livraison de colis) ;
• La fourniture d'un aperçu de toutes les livraisons et expéditions via le Bringme Box dans l'application Bringme ;
• L'enregistrement de l'heure de début et de fin de la journée de travail des employés via l'application Bringme ;
• L'enregistrement des jours de présence au bureau des employés via l'application Bringme ;
• La fourniture d'un aperçu de l'équipe de réponse aux incidents du Responsable du traitement, avec indication de leur titre de fonction, présence au bureau et numéro de téléphone ;
• La fourniture d'un aperçu des jours de présence au bureau des employés ;
• Tout autre traitement nécessaire à l'exécution du contrat conclu avec le Responsable du traitement, dans les limites des instructions de celui-ci.

Bringme ne traitera pas vos données à caractère personnel à d'autres fins que l'exécution des Services et/ou l'accomplissement des responsabilités définies dans l'accord conclu entre Bringme et le Responsable du traitement. Bringme ne traitera vos données à caractère personnel que sur instruction du Responsable du traitement et conformément aux instructions documentées de celui-ci.

6. Partage des données à caractère personnel avec des tiers / transfert international

Nous ne communiquons que les aspects pertinents des données à caractère personnel à des tiers lorsque ces parties sont liées contractuellement à Bringme ou agissent au nom de Bringme ou en vertu d'un contrat avec Bringme. Nous avons bien entendu conclu des accords avec ces parties concernant la protection de vos données à caractère personnel.

Bringme peut divulguer des données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale qui nous incombe, ou pour protéger des intérêts (vitaux). Nous pouvons également divulguer des données à caractère personnel lorsqu'une telle divulgation est nécessaire à l'établissement, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice, dans le cadre de procédures judiciaires ou de procédures administratives ou extrajudiciaires.

Nous ne transférons pas de données à caractère personnel à des entreprises situées en dehors de l'Espace économique européen, à moins qu'il n'existe une décision d'adéquation, des clauses types, des garanties appropriées, des règles d'entreprise contraignantes ou des transferts visés à l'article 49, paragraphe 1, du RGPD.

En cas de réorganisation totale ou partielle, de fusion, de scission, d'acquisition ou de cession d'actifs, nous sommes en droit de transférer des données à caractère personnel à la tierce partie concernée.

7. Conservation et suppression des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel d'un utilisateur sont conservées aussi longtemps que le compte Bringme de l'utilisateur concerné existe et sont automatiquement et définitivement supprimées dès que le compte est supprimé.

La suppression du compte peut intervenir de l'une des manières suivantes :

• l'utilisateur peut supprimer son compte à tout moment via l'application Bringme ;
• l'administrateur Bringme (le Responsable du traitement) peut supprimer un compte utilisateur à tout moment ;
• Bringme peut supprimer le compte à tout moment à la demande de l'utilisateur ou du Responsable du traitement ;
• chaque année, les comptes « inactifs » sont supprimés par Bringme : un compte est inactif lorsqu'il n'est plus associé à aucun produit Bringme, ou lorsqu'aucun produit Bringme n'a été utilisé pendant plus d'un an.

Pour le Bringme Manager et l'application Bringme, la suppression est automatique dès que le compte utilisateur est supprimé. Pour le Bringme Desk et le Bringme Bell, le Responsable du traitement peut lui-même définir des durées de conservation (conservation jusqu'à ce que l'utilisateur ou l'administrateur supprime le compte, ou pendant 1 mois, 1 an, 2 ans ou 5 ans). Des exceptions sont possibles dans la mesure où Bringme est légalement tenu de conserver certaines données plus longtemps (p. ex. obligations fiscales, comptables ou judiciaires). Dans ce cas, l'accès à ces données est limité au strict nécessaire.

8. Prise de décision automatisée & profilage

Bringme ne recourt pas à la prise de décision automatisée ni au profilage produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative la personne concernée de façon analogue, au sens de l'article 22 du RGPD.

9. Vos droits en matière de protection des données

Vos demandes relatives à l'exercice de vos droits en matière de protection des données doivent être adressées au Responsable du traitement, qui est chargé de traiter ces demandes. Celles-ci ne seront en aucun cas traitées par Bringme, sauf instruction explicite du Responsable du traitement en ce sens.

À titre informatif et pour plus de clarté, nous avons résumé dans cette section vos droits au titre du RGPD. Certains de ces droits étant complexes, tous les détails ne figurent pas dans ce résumé. Vous pouvez dès lors consulter la législation et la réglementation applicables pour obtenir une explication complète de ces droits, ou prendre contact avec le Responsable du traitement.

Pour exercer vos droits, vous devez également prouver votre identité de manière adéquate. À cet égard, nous vous conseillons de joindre une copie sécurisée de votre carte d'identité à votre demande. Une copie sécurisée implique que toutes les informations non essentielles sont masquées et qu'un filigrane est ajouté. Ce filigrane doit indiquer la finalité de la copie, le destinataire et la date d'émission. La seule information nécessaire est votre nom (toutes les autres informations peuvent donc être masquées).

• Droit d'accès et droit d'obtenir une copie de vos données à caractère personnel : vous avez le droit d'être informé(e) de l'existence ou non d'un traitement de vos données à caractère personnel par le Responsable du traitement et, le cas échéant, d'accéder à ces données, ainsi qu'aux informations complémentaires visées à l'article 15 du RGPD. Si la protection des droits et libertés d'autrui n'est pas compromise, le Responsable du traitement vous fournira une copie de vos données à caractère personnel.
• Droit de rectification : vous avez le droit de faire corriger et / ou compléter vos données à caractère personnel inexactes et / ou incomplètes.
• Droit à l'effacement : vous avez le droit de faire effacer vos données à caractère personnel dans les circonstances visées à l'article 17, paragraphe 1, du RGPD, notamment lorsque vous vous opposez au traitement ou que la base juridique du traitement disparaît.

Le Responsable du traitement est responsable de l'exécution de votre demande. Bringme procédera à la suppression sur instruction du Responsable du traitement, sauf si une obligation légale de conservation est applicable.

• Droit à la limitation du traitement : vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel dans les circonstances visées à l'article 18, paragraphe 1, du RGPD, notamment lorsque vous contestez l'exactitude des données personnelles.
• Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transmettre ces données à un autre responsable du traitement, lorsque (a) le traitement est fondé sur un consentement ou est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande, et (b) le traitement est effectué à l'aide de procédés automatisés. Ce droit ne s'applique toutefois pas si cela porte atteinte aux droits et libertés d'autrui.
• Droit de retrait du consentement : dans la mesure où la base juridique du traitement de vos données à caractère personnel par Bringme est fondée sur le consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Le retrait du consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Nous confirmons par la présente que les activités de traitement relatives à vos données à caractère personnel ne sont pas fondées sur votre consentement, mais sur l'exécution de l'accord conclu entre Bringme et le Responsable du traitement.

• Droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle : nous vous encourageons toujours à nous transmettre toute question, remarque ou réclamation relative au traitement de vos données à caractère personnel conformément au point 8. Vous avez en tout état de cause, notamment si vous n'êtes pas d'accord avec la position de Bringme suite à une réclamation/demande ou avec la manière dont votre demande a été traitée par Bringme (par exemple si vous estimez que notre traitement de vos données à caractère personnel est contraire à la législation sur la protection des données ou si vous avez des observations concernant l'utilisation de vos données à caractère personnel), le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente, notamment l'Autorité belge de protection des données (APD) (en ligne ou par courrier à l'Autorité de protection des données, à l'adresse Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles).
• Droit d'opposition au traitement : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par Bringme sur la base de l'article 6, paragraphe 1, points (e) ou (f), du RGPD, pour des raisons tenant à votre situation particulière. Si vous vous y opposez, nous cesserons de traiter vos données à caractère personnel, à moins que nous ne puissions démontrer des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou que le traitement soit nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

En outre, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par Bringme à des fins de recherche scientifique, historique ou statistique, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à moins que le traitement ne soit nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public.

10. Mises à jour

Bringme se réserve le droit d'apporter des modifications et/ou des mises à jour à la présente politique de protection des données afin de tenir compte des évolutions technologiques, des modifications législatives et réglementaires et des bonnes pratiques commerciales.