Hoe meldt een bezoeker zich aan op de Bringme Desk?

🔎 Inleiding

De Bringme Desk is ontworpen om het bezoekersbeheer te automatiseren en te stroomlijnen. Bezoekers moeten zichzelf aanmelden, zodat hun host via de Bringme App een melding krijgt en hen kan ophalen. Hoewel aangepaste workflows kunnen worden ingesteld door de Bringme admin, beschrijft deze gids de standaard aanmeldprocedure.

📃 Antwoord

Het aanmeldproces kan per bedrijf verschillen, aangezien de Bringme admin dit kan aanpassen aan specifieke behoeften. Over het algemeen zijn er drie veelvoorkomende situaties:

1. De bezoeker is vooraf geregistreerd en heeft een QR-code ontvangen.
2. De bezoeker is niet vooraf geregistreerd maar heeft een afspraak en moet zich handmatig aanmelden.
3. De bezoeker komt onverwacht en heeft geen afspraak.

Hieronder wordt uitgelegd hoe deze situaties worden afgehandeld:

1. Een vooraf geregistreerde bezoeker

Dit is de aanbevolen methode, omdat deze de hoogste beveiliging biedt en ervoor zorgt dat alleen geautoriseerde personen toegang krijgen—vooral wanneer de Bringme Desk wordt gebruikt in combinatie met de Bringme Bell met QR-lezer. Daarnaast vereenvoudigt het het aanmeldproces voor bezoekers en voorkomt het verwarring over de juiste manier om het gebouw te betreden. Lees hier meer over het vooraf registreren van bezoekers.

De bezoeker:

• Selecteert "Ik ben een bezoeker" op het scherm van de Bringme Desk.
• Scant zijn/haar QR-code bij de Bringme Desk.
• Doorloopt de veiligheidscontroles (indien ingesteld).
• Desinfecteert zijn/haar handen en ontvangt een bezoekerslabel (indien ingesteld).
• Aanmelding voltooid: de host wordt op de hoogte gebracht en de bezoeker wacht tot hij/zij wordt opgehaald.

2. Een bezoeker met een afspraak maar niet vooraf geregistreerd

Als een bezoeker niet vooraf is geregistreerd, kan hij zich nog steeds handmatig aanmelden bij de Bringme Desk. Dit zorgt ervoor dat de evacuatie­lijst correct blijft en dat de host op de juiste manier wordt geïnformeerd over de aankomst van de bezoeker.

De bezoeker:

• Selecteert "Ik ben een bezoeker" op het scherm van de Bringme Desk.
• Voert handmatig zijn/haar naam en contactgegevens in.
• Selecteert zijn/haar host uit de beschikbare contacten.
• Doorloopt de veiligheidscontroles (indien ingesteld).
• Desinfecteert zijn/haar handen en ontvangt een bezoekerslabel (indien ingesteld).
• Aanmelding voltooid: de host wordt op de hoogte gebracht en de bezoeker wacht tot hij/zij wordt opgehaald.

3. Een onverwachte bezoeker zonder afspraak

Als je bedrijf onverwachte bezoekers toelaat die iemand binnen moeten kunnen bereiken, kan de Bringme Desk dit proces faciliteren. De Bringme admin moet een Receptie-knop toevoegen aan het hoofdscherm.

De bezoeker:

• Selecteert "Receptie" op het hoofdscherm van de Bringme Desk.
• De medewerker die aan deze knop is gekoppeld, krijgt een melding via de Bringme App.
• De medewerker kan vervolgens naar de Bringme Desk gaan om de bezoeker te verwelkomen.

Op deze manier biedt de Bringme Desk gemak en flexibiliteit voor alle mogelijke scenario’s, zodat bezoekers efficiënt en vlot worden ontvangen.