Hoe werkt de Bringme Invite Outlook-knop?

🔎 Inleiding

De Bringme Invite Outlook-knop vereenvoudigt de voorregistratie van bezoekers voor bedrijven die de Bringme Desk gebruiken. Hoewel het mogelijk is om bezoekers handmatig uit te nodigen door invite@bringme.com aan je uitnodigingen toe te voegen, biedt de Outlook-knop extra flexibiliteit en gemak.

📃 Antwoord

Hoe gebruik je de Bringme Invite Outlook-knop?

1. Zorg ervoor dat de Bringme Invite-add-in is geïnstalleerd in Outlook.

   • Voor persoonlijke installatie, zie dit artikel.
   • Voor installatie op organisatieniveau, zie dit artikel.

2. Maak een nieuwe afspraak in de agenda en open de add-in via de bovenste balk van het afspraakvenster. (1)

3. Door op de knop te klikken, wordt invite@bringme.com automatisch als deelnemer toegevoegd. (2)

4. Er wrodt een instructietekst toegevoegd aan je uitnodiging, zodat bezoekers weten dat ze een tweede e-mail met een QR-code zullen ontvangen. (3)

5. Pas de uitnodiging verder aan:

   • Kies in welke taal de uitnodiging wordt verzonden. (4)
   • Bepaal of de QR-code toegang geeft tot alle locaties die aan je Bringme-account zijn gekoppeld, of kies een specifieke locatie. (5)

6. Verstuur de uitnodiging zodra alle details zijn ingevuld.

Waarom de Outlook-knop gebruiken in plaats van invite@bringme.com handmatig toe te voegen?

De Bringme Invite Outlook-knop biedt verschillende voordelen:

• Duidelijke communicatie: De instructietekst zorgt ervoor dat bezoekers weten dat ze een tweede e-mail zullen ontvangen, waardoor de kans kleiner is dat ze deze missen of als spam beschouwen.
• Taalkeuze: De add-in stelt je in staat de uitnodiging in de taal van de bezoeker te versturen, zodat ze zich welkom voelen. Als je invite@bringme.com handmatig toevoegt, wordt de e-mail standaard verzonden in de taal van je account.
• Locatiebeheer: Als je Bringme-account gekoppeld is aan meerdere locaties, kun je met de add-in aangeven voor welke locatie de QR-code geldig is. Zonder de Outlook-knop krijgt de QR-code automatisch toegang tot je standaardlocatie, die je niet zelf kunt aanpassen.

Door de Bringme Invite Outlook-knop te gebruiken, stroomlijn je de voorregistratie van bezoekers, verbeter je de communicatie en zorg je voor een vlottere check-in ervaring.