Gegevensbeschermingsbeleid voor gebruikers van Bringme

Versie 2026-05

Bringme (Bringme Finance NV en haar verbonden vennootschappen) verbindt zich ertoe jouw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (hierna "AVG") en andere toepasselijke wetgeving.

Dit gegevensbeschermingsbeleid is van toepassing op de verwerking van jouw persoonsgegevens die Bringme verkrijgt door jouw gebruik van de Bringme-producten en -diensten. Bringme verwerkt jouw persoonsgegevens voor en in opdracht van haar klant, de organisatie die gebruik maakt van onze diensten en deze ter beschikking stelt aan haar gebruikers.

1. De Verwerkingsverantwoordelijke

Jouw organisatie (zijnde jouw werkgever of de beheerder van jouw residentieel gebouw) (hierna "de Verwerkingsverantwoordelijke") heeft je aangeduid als onderdeel van het doelpubliek van eindgebruikers van de diensten die geleverd worden door Bringme (hierna "Diensten"). De Diensten omvatten het ter beschikking stellen van alle Bringme producten, alsook het onderhoud ervan ter waarborging van de goede werking van die producten.

De Verwerkingsverantwoordelijke kan voor deze gegevensverwerking een eigen gegevensbeschermingsbeleid hebben met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens door Bringme, in welk geval dit beleid samen moet worden gelezen met onderhavig beleid. In geval van tegenstrijdigheid heeft het beleid van de verwerkingsverantwoordelijke voorrang (aangezien er bepaalde specifieke afspraken tussen jou en de verwerkingsverantwoordelijke kunnen zijn gemaakt).

De Verwerkingsverantwoordelijke en Bringme hebben een overeenkomst gesloten over de uitvoering van deze Diensten.

2. De Verwerker

Bringme Finance NV en haar verbonden vennootschappen (hierna ‘Bringme’, ‘wij’, ‘ons’ of ‘onze’) met maatschappelijke zetel te Bondgenotenlaan 138, 3000 Leuven, België en met registratienummer 0471.705.258, is de verwerker voor bovenstaande verwerking van jouw persoonsgegevens met het oog op de uitvoering van de Diensten.

Onder “verbonden vennootschap” wordt verstaan: elke entiteit die direct of indirect controle uitoefent over, gecontroleerd wordt door, of onder gemeenschappelijke controle staat met Bringme, waarbij “controle” betekent: het bezit van meer dan 50% van de stemrechten of het recht om het beleid en beheer van die entiteit aan te sturen.

3. Contactgegevens

Als je contact met ons wilt opnemen betreffende dit beleid, kan je dit doen via een mail naar onze DPO: legal@bringme.com.

Onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO) is bereikbaar via legal@bringme.com of per post op: Bringme, t.a.v. de DPO, Bondgenotenlaan 138, 3000 Leuven, België.

Indien je één van jouw rechten wil uitoefenen (zie punt 10), vragen wij je vriendelijk om contact op te nemen met de Verwerkingsverantwoordelijke.

4. De persoonsgegevens die we verwerken

De Verwerkingsverantwoordelijke verstrekt verplicht de volgende persoonsgegevens aan Bringme bij het aanmaken of uploaden van gebruikers:

• Achternaam en voornaam;
• E-mailadres.

Bringme verzamelt en verwerkt daarnaast de volgende persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Diensten:

• Locatie van het gebruikte Bringme-product;
• Datum van registratie van de gebruiker, tijdstip van in- en uitschrijving van bezoekers, tijdstip van gebruik van het Bringme-product en andere gebruiksinformatie;
• Bericht voor klantenondersteuning, verificatiebericht en titeluitnodiging voor vergadering of e-mailbericht;
• Enkel bij de Bringme Desk: al dan niet voldoen aan de aanwezigheidsvereisten van de Verwerkingsverantwoordelijke;
• Enkel bij de Bringme Bell: accountnaam, video van de bezoeker en tijdstempel van het gesprek.

De volgende persoonsgegevens worden enkel verwerkt indien en voor zover de Verwerkingsverantwoordelijke of de gebruiker deze optionele functionaliteiten activeert en de gegevens verstrekt:

• Aanwezigheidsstatus op kantoor (bv. ingeplande werkdagen, thuiswerkdagen, verlof);
• Tijdstip van in- en uitchecken (check-in en check-out op kantoor of thuis);
• Gegevens over pakketleveringen (o.a. afhaaldatum, status en verzendinformatie);
• Verwachte bezoekers (naam van de bezoeker, datum, gekoppelde medewerker, locatie van de vergadering, exacte tijdstip van aan- en afmelding);
• Informatie over het Incident Response Team van de Verwerkingsverantwoordelijke (naam, functietitel, teamrol, aanwezigheid op kantoor, zakelijk telefoonnummer);
• Optioneel telefoonnummer van de gebruiker.

Deze gegevens worden aan ons verstrekt door de Verwerkingsverantwoordelijke, die (a) dergelijke persoonsgegevens rechtmatig van jou heeft verkregen en rechtmatig aan Bringme heeft verstrekt, (b) Bringme persoonsgegevens heeft verstrekt die accuraat en up-to-date zijn, en (c) je relevante informatie zal verstrekken over de verwerkingsactiviteiten.

5. Doeleinden en verwerkingsgrond

Wij verwerken de persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Diensten conform onze overeenkomst met de Verwerkingsverantwoordelijke (verwerkingsgrond). In dit kader verwerken wij jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke (afhankelijk van de Bringme Diensten die je gebruikt):

• Het aanmaken van gebruikersaccounts en het uitnodigen van gebruikers om hun Bringme-account aan te maken;
• Het verzenden en ontvangen van communicatie naar de gebruikers (bv. authenticatiemeldingen en leveringsmeldingen van pakketleveringen) via e-mail en sms;
• Het faciliteren van het gebruik van de Bringme-producten (bv. afhaling en levering van pakjes);
• Het afleveren van een overzicht van alle leveringen en verzendingen via de Bringme Box in de Bringme App;
• Het registreren van start- en einduur van de werkdag van werknemers via de Bringme App;
• Het registreren van de kantoordagen van werknemers via de Bringme App;
• Het bezorgen van een overzicht van het Incident Response Team van de Verwerkingsverantwoordelijke, met vermelding van hun functietitel, aanwezigheid op kantoor en telefoonnummer;
• Het bezorgen van een overzicht van de kantoordagen van de werknemers;
• Overige verwerkingen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst met de Verwerkingsverantwoordelijke, binnen de grenzen van de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.

Bringme zal jouw persoonsgegevens niet verwerken voor andere doeleinden dan voor de uitvoering van de Diensten en/of voor het vervullen van de verantwoordelijkheden die zijn vastgelegd in de overeenkomst tussen Bringme en de Verwerkingsverantwoordelijke. Bringme zal jouw persoonsgegevens enkel verwerken in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke en in overeenstemming met de gedocumenteerde instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.

6. De persoonsgegevens delen met derden/internationale doorgifte

We verstrekken alleen relevante aspecten van persoonsgegevens aan derden als die partijen contractueel gebonden zijn aan Bringme of namens of onder contract met Bringme handelen. Uiteraard hebben wij met deze partijen afspraken gemaakt over de bescherming van jouw persoonsgegevens.

Bringme kan persoonsgegevens openbaar maken wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust, of om (vitale) belangen te beschermen. Wij kunnen de persoonsgegevens ook openbaar maken wanneer een dergelijke openbaarmaking noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, in gerechtelijke procedures of in administratieve of buitengerechtelijke procedures.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan bedrijven buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij er sprake is van een adequaatheidsbesluit of van standaardbepalingen, passende waarborgen, bindende bedrijfsregels of uitwisselingen als bedoeld in artikel 49 (1) AVG.

Bij een gehele of gedeeltelijke reorganisatie, fusie, splitsing, verwerving of verkoop van activa zijn wij gerechtigd persoonsgegevens over te dragen aan de betreffende derde partij.

7. Opslag en verwijdering van persoonsgegevens

De persoonsgegevens van een gebruiker worden bewaard zolang het Bringme-account van de betreffende gebruiker bestaat en worden automatisch en permanent verwijderd zodra het account is verwijderd.

De verwijdering van het account kan op de volgende manieren plaatsvinden:

• de gebruiker kan zijn account op elk moment zelf verwijderen in de Bringme App;
• de Bringme-beheerder (de Verwerkingsverantwoordelijke) kan op elk moment een gebruikersaccount verwijderen;
• Bringme kan het account te allen tijde verwijderen op verzoek van de gebruiker of de Verwerkingsverantwoordelijke;
• elk jaar worden “inactieve” accounts door Bringme verwijderd: een account is inactief wanneer het niet meer gekoppeld is aan een Bringme-product, of wanneer er meer dan een jaar lang geen gebruik werd gemaakt van enig Bringme-product.

Voor de Bringme Manager en Bringme App geldt automatische verwijdering zodra het gebruikersaccount is verwijderd. Voor de Bringme Desk en de Bringme Bell kan de Verwerkingsverantwoordelijke zelf bewaartermijnen instellen (bewaren totdat de gebruiker of beheerder het account verwijdert, of gedurende 1 maand, 1 jaar, 2 jaar of 5 jaar). Uitzonderingen zijn mogelijk indien en voor zover Bringme wettelijk verplicht is bepaalde gegevens langer te bewaren (bv. fiscale, boekhoudkundige of gerechtelijke verplichtingen). In dat geval wordt de toegang tot deze gegevens beperkt tot wat strikt noodzakelijk is.

8. Geautomatiseerde besluitvorming & profiling

Bringme maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft of je op vergelijkbare wijze significant treft in de zin van artikel 22 AVG.

9. Jouw rechten op het gebied van gegevensbescherming

Jouw verzoeken met betrekking tot de uitoefening van jouw rechten op het gebied van gegevensbescherming moeten worden gericht aan de Verwerkingsverantwoordelijke, dewelke verantwoordelijk is voor de behandeling van dit verzoek. Deze zullen in geen geval behandeld worden door Bringme, tenzij op expliciete instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke om dit te doen.

Ten informatieve titel en voor de duidelijkheid hebben we jouw rechten onder de AVG in deze sectie samengevat. Omdat sommige van deze rechten complex zijn, zijn niet alle details in deze samenvatting opgenomen. Daarom kan je de relevante wet- en regelgeving lezen voor een volledige uitleg van deze rechten of contact opnemen met de Verwerkingsverantwoordelijke.

Om jouw rechten uit te oefenen moet je tevens jouw identiteit afdoende bewijzen. In dit verband raden wij je aan om een beveiligde kopie van jouw identiteitskaart toe te voegen aan jouw verzoek. Een beveiligde kopie houdt in dat alle niet-essentiële informatie wordt vervaagd en er een watermerk wordt toegevoegd. Dit watermerk moet het doel van de kopie, de ontvanger en de datum van uitgifte bevatten. De enige informatie die noodzakelijk is, is jouw naam (dus alle andere informatie kan worden vervaagd).

• Recht op toegang en een kopie van jouw persoonsgegevens: je hebt het recht om geïnformeerd te worden over het al dan niet verwerken van jouw persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke en, indien dit het geval is, om toegang te krijgen tot de persoonsgegevens, samen met de aanvullende informatie vermeld in artikel 15 AVG. Indien de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen niet wordt aangetast, zal de Verwerkingsverantwoordelijke je een kopie van jouw persoonsgegevens verstrekken.
• Recht op rectificatie: je hebt het recht om onjuiste en / of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren en / of aanvullen.
• Recht om te verwijderen: je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen in de omstandigheden vermeld in artikel 17 (1) AVG, zoals wanneer je bezwaar maakt tegen de verwerking of de verwerkingsgrond wegvalt.

De Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de uitvoering van jouw verzoek. Bringme zal op instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke de verwijdering uitvoeren, tenzij een wettelijke bewaarverplichting van toepassing is.

• Recht op beperking van verwerking: je hebt het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken in de omstandigheden vermeld in artikel 18 (1) AVG, zoals in het geval dat je de juistheid van de persoonlijke gegevens betwist.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: je hebt het recht om jouw persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en om dergelijke gegevens naar een andere verwerkingsverantwoordelijke te verzenden indien (a) de verwerking gebaseerd is op toestemming of noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract waarbij jou partij bent of om op jouw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een contract, en (b) dergelijke verwerking is geautomatiseerd. Dit recht is echter niet van toepassing indien dit de rechten en vrijheden van anderen zou schaden.
• Recht om toestemming in te trekken: voor zover de verwerkingsgrond voor de verwerking van jouw persoonsgegevens door Bringme gebaseerd is op toestemming, heb je het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken. Het intrekken van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking ervan.

Hierbij bevestigen wij dat de verwerkingsactiviteiten m.b.t. jouw persoonsgegevens niet gebaseerd zijn op jouw toestemming, maar op de uitvoering van de overeenkomst tussen Bringme en de Verwerkingsverantwoordelijke.

• Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit: wij moedigen je altijd aan om eventuele vragen, opmerkingen of klachten die je hebt m.b.t. de verwerking van jouw persoonsgegevens door te sturen conform punt 8. Je hebt in elk geval, i.h.b. als je het niet eens bent met het standpunt van Bringme n.a.v. een klacht/verzoek of de manier waarop jouw verzoek behandeld werd door Bringme (bijvoorbeeld als je van mening bent dat onze verwerking van jouw persoonsgegevens in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming of als je opmerkingen hebt over het gebruik van jouw persoonsgegevens), het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, o.a. de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (online of door een brief aan de Gegevensbeschermingsautoriteit met adres Drukpersstraat 35, 1000 Brussel).
• Recht om bezwaar te maken tegen verwerking: je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Bringme op basis van artikel 6 (e) of (f) AVG om redenen die verband houden met jouw specifieke situatie. Als je bezwaar maakt, zullen we jouw persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij we dwingende legitieme redenen voor de verwerking kunnen aantonen die jouw belangen, rechten en vrijheden overschrijden, of de verwerking noodzakelijk is om juridische claims vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Daarnaast heb je het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van jouw persoonsgegevens voor wetenschappelijke, historische of statistische (onderzoeks)doeleinden om redenen die verband houden met jouw specifieke situatie, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak die wordt uitgevoerd om redenen van publiek belang.

10. Updates

Bringme behoudt zich het recht voor om wijzigingen en/of updates aan te brengen in dit Gegevensbeschermingsbeleid om rekening te houden met technologische vooruitgang, wijzigingen in wet- en regelgeving en goede zakelijke praktijken.