Hoe voeg ik een vergaderzaal toe aan een vergadering zodat die niet als bezoeker verschijnt?

🔎 Inleiding

Als je bezoekers vooraf registreert door invite@bringme.com aan een vergadering toe te voegen, wordt elke deelnemer van die vergadering als bezoeker geregistreerd. In je agenda is een vergaderzaal ook een deelnemer. Bringme laat een vergaderzaal weg uit de bezoekers als het in de uitnodiging kan zien dat het om een zaal gaat. In dit artikel lees je hoe je een vergaderzaal toevoegt zodat die niet als bezoeker in de Front Desk verschijnt.

📃 Antwoord

Wanneer wordt een vergaderzaal herkend?

Bringme herkent een vergaderzaal en laat die weg uit de bezoekers als:

• je de zaal in Outlook boekt met de Ruimtezoeker of de Planningsassistent;
• je de zaal boekt met een plug-in voor zaalreservaties, zoals GoBright;
• de zaal een Google Workspace-ruimte is die je in Google Agenda hebt toegevoegd;
• je de zaal zowel als locatie als als verplichte deelnemer toevoegt, met precies dezelfde naam of hetzelfde e-mailadres.

Zo voeg je zelf een vergaderzaal toe

1. Voeg de vergaderzaal toe aan de verplichte deelnemers, zodat de zaal de reservatie kan aanvaarden.
2. Voeg dezelfde vergaderzaal toe als locatie van de vergadering. Kies ze uit de suggesties, of typ de naam precies zoals die in de lijst met deelnemers staat.
3. Verstuur de vergaderuitnodiging.

Waarom verschijnt een vergaderzaal toch als bezoeker?

Als een vergaderzaal alleen als verplichte deelnemer is toegevoegd, staat er in de uitnodiging niets dat aangeeft dat het een zaal is. Bringme kan ze dan niet onderscheiden van een persoon, dus verschijnt de zaal als bezoeker in de Front Desk. Hetzelfde gebeurt als de locatie niet overeenkomt met de zaal, bijvoorbeeld als de locatie "Zaal 6" vermeldt terwijl de zaal "Meeting Room 6 - HQ" heet.

Zo los je dit op voor een vergadering die je al verstuurd hebt:

1. Open de vergadering in je agenda.
2. Voeg de vergaderzaal toe als locatie, met precies dezelfde naam als in de lijst met deelnemers.
3. Verstuur de update.

Goed om te weten

• Hoe nodig je een bezoeker uit met de Bringme Desk of Bringme Bell?

Nog een vraag?

Vind je hier geen antwoord op je vraag, of heb je nog een andere vraag? Je kan altijd terecht bij Jaimie, onze AI Agent. Je vindt Jaimie rechtsonder in de Bringme App, in de Bringme webapp, of nadat je inlogt via app.bringme.com. Jaimie staat nog in beta en leert elke dag bij, dus met de feedback die je na een gesprek achterlaat, help je haar vooruit.