Hoe nodig je een bezoeker uit met de Bringme Desk of Bringme Bell?

🔎 Inleiding

De Bringme Desk en de Bringme Bell met touchscreen verwelkomen je bezoekers automatisch. De Bringme Bell beheert de toegang tot het gebouw, terwijl de Bringme Desk ervoor zorgt dat je bezoeker op de hoogte is van de veiligheidsmaatregelen die gelden en jou als gastheer verwittigt zodra je bezoeker aankomt. Om dat vlot te laten verlopen, preregistreer je je bezoeker wanneer je de uitnodiging verstuurt. In dit artikel lees je wat preregistratie is en hoe het werkt.

📃 Antwoord

Een bezoeker preregistreren betekent dat je bezoeker samen met de uitnodiging voor de afspraak een QR-code ontvangt. Je bezoeker scant die QR-code aan de Bringme Bell om het gebouw binnen te komen, en aan de Bringme Desk om in te checken. Inchecken aan de Bringme Desk kan ook zonder QR-code, het gebouw binnengaan niet. Afhankelijk van je instellingen is de QR-code dus essentieel voor een vlot bezoek.

Hoe werkt preregistratie?

1. Stuur een vergaderverzoek via je e-mailagenda en voeg invite@bringme.com toe als genodigde.
   • Wil je dit nog eenvoudiger maken? Gebruik de Bringme Invite-knop in Outlook.
2. Je bezoeker ontvangt de standaard agenda-uitnodiging én een aparte e-mail met de QR-code en de instructies voor het bezoek.
   • Deze e-mail kan gepersonaliseerd worden door jouw bedrijf.
3. Bij aankomst scant je bezoeker de QR-code aan de Bringme Bell met touchscreen en aan de Bringme Desk.
4. Zodra je bezoeker incheckt, krijg je een melding zodat je weet dat je hem of haar kan verwelkomen. Afhankelijk van je voorkeur krijg je die melding in de Bringme App en/of via e-mail, en ook via Teams als de Teams-integratie actief is.

💡 Tip: de QR-code is persoonlijk en blijft geldig voor de periode die door jouw bedrijf is ingesteld. Vraag je bezoeker om de e-mail met de QR-code bij aankomst bij de hand te houden.

Heb je het vergaderverzoek al verstuurd?

Je hoeft geen nieuwe meeting te maken. Open de meeting in je agenda, voeg invite@bringme.com toe als genodigde en verstuur de update. Je agenda vraagt mogelijk wie de update moet krijgen. Kies ervoor om die enkel te sturen naar de genodigde die je hebt toegevoegd, zodat je bezoekers geen tweede agenda-uitnodiging krijgen. Ze ontvangen alleen de aparte e-mail met hun QR-code.

Een bezoek over meerdere dagen of een terugkerende meeting?

Maak voor elke dag een aparte meeting en voeg bij elke meeting invite@bringme.com toe. Je bezoekers ontvangen dan voor elke dag een QR-code. De lijst met genodigden kan je kopiëren uit de eerste meeting.

Gebruik hiervoor geen terugkerende meeting. Bij een terugkerende meeting ontvangen je bezoekers alleen een QR-code voor de eerste datum. Heb je al een terugkerende meeting ingesteld? Vervang die dan door aparte meetings, één voor elke datum.

Goed om weten

• In welke taal ontvangt mijn bezoeker de preregistratie-e-mail?
• Hoe meldt een bezoeker zich aan bij de Bringme Desk?
• Mijn bezoeker ontvangt geen QR-code. Wat gaat er mis?

Nog vragen?

Stel ze aan Jaimie, de AI Agent van Bringme. Jaimie beantwoordt je vragen over Bringme 24 uur per dag en geeft je vraag door aan ons team wanneer dat nodig is. Je vindt Jaimie in de Bringme App, in de webversie van de Bringme App en na het inloggen via app.bringme.com.

💡 Tip: Jaimie leert nog bij, dus je feedback op het einde van een gesprek is heel welkom.