Comment ajouter une salle de réunion à une réunion pour qu'elle n'apparaisse pas comme visiteur ?

🔎 Introduction

Lorsque vous préenregistrez des visiteurs en ajoutant invite@bringme.com à une réunion, chaque participant de cette réunion est enregistré comme visiteur. Dans votre agenda, une salle de réunion est aussi un participant. Bringme exclut une salle de réunion des visiteurs lorsque l'invitation permet de voir qu'il s'agit d'une salle. Cet article explique comment ajouter une salle de réunion pour qu'elle n'apparaisse pas comme visiteur dans le Front Desk.

📃 Réponse

Quand une salle de réunion est-elle reconnue ?

Bringme reconnaît une salle de réunion et l'exclut des visiteurs lorsque :

• vous réservez la salle dans Outlook avec la Recherche de salle ou l'Assistant Planification ;
• vous réservez la salle avec un plug-in de réservation de salles, comme GoBright ;
• la salle est une salle Google Workspace que vous avez ajoutée dans Google Agenda ;
• vous ajoutez la salle à la fois comme lieu et comme participant obligatoire, avec exactement le même nom ou la même adresse e-mail.

Ajouter vous-même une salle de réunion

1. Ajoutez la salle de réunion aux participants obligatoires, pour que la salle puisse accepter la réservation.
2. Ajoutez la même salle de réunion comme lieu de la réunion. Choisissez-la parmi les suggestions, ou saisissez son nom exactement comme il apparaît dans la liste des participants.
3. Envoyez l'invitation.

Pourquoi une salle de réunion apparaît-elle quand même comme visiteur ?

Lorsqu'une salle de réunion est seulement ajoutée comme participant obligatoire, rien dans l'invitation n'indique qu'il s'agit d'une salle. Bringme ne peut pas la distinguer d'une personne, et la salle apparaît donc comme visiteur dans le Front Desk. La même chose se produit lorsque le lieu ne correspond pas à la salle, par exemple lorsque le lieu indique « Salle 6 » alors que la salle s'appelle « Meeting Room 6 - HQ ».

Pour corriger cela pour une réunion déjà envoyée :

1. Ouvrez la réunion dans votre agenda.
2. Ajoutez la salle de réunion comme lieu, avec exactement le même nom que dans la liste des participants.
3. Envoyez la mise à jour.

Bon à savoir

• Comment inviter un visiteur avec le Bringme Desk ou le Bringme Bell ?

Vous avez encore une question ?

Cet article ne répond pas à votre question, ou vous en avez une autre ? Vous pouvez toujours vous adresser à Jaimie, notre AI Agent. Vous trouverez Jaimie en bas à droite de la Bringme App, dans la webapp Bringme, ou après vous être connecté via app.bringme.com. Jaimie est encore en version bêta et apprend chaque jour, donc le feedback que vous laissez après une conversation l'aide à progresser.