Comment inviter un visiteur avec le Bringme Desk ou le Bringme Bell ?

🔎 Introduction

Le Bringme Desk et le Bringme Bell avec écran tactile accueillent automatiquement vos visiteurs. Le Bringme Bell gère l'accès au bâtiment, tandis que le Bringme Desk informe votre visiteur des mesures de sécurité en vigueur et vous prévient, en tant qu'hôte, dès que votre visiteur arrive. Pour que tout se déroule sans accroc, vous préenregistrez votre visiteur au moment d'envoyer l'invitation. Cet article vous explique ce qu'est le préenregistrement et comment il fonctionne.

📃 Réponse

Préenregistrer un visiteur signifie que votre visiteur reçoit un QR code en même temps que l'invitation à la réunion. Votre visiteur scanne ce QR code au Bringme Bell pour entrer dans le bâtiment, et au Bringme Desk pour s'enregistrer. S'enregistrer au Bringme Desk reste possible sans QR code, mais entrer dans le bâtiment ne l'est pas. Selon vos paramètres, le QR code est donc essentiel pour une visite fluide.

Comment fonctionne le préenregistrement ?

1. Envoyez une invitation depuis votre calendrier de messagerie et ajoutez invite@bringme.com comme participant.
   • Vous souhaitez simplifier encore la démarche ? Utilisez le bouton Bringme Invite dans Outlook.
2. Votre visiteur reçoit l'invitation d'agenda habituelle, ainsi qu'un e-mail distinct contenant son QR code et les instructions pour sa visite.
   • Cet e-mail peut être personnalisé par votre entreprise.
3. À son arrivée, votre visiteur scanne son QR code au Bringme Bell avec écran tactile et au Bringme Desk.
4. Dès que votre visiteur s'enregistre, vous recevez une notification qui vous indique que vous pouvez l'accueillir. Selon votre préférence, vous recevez cette notification dans la Bringme App et/ou par e-mail, ainsi que dans Teams si l'intégration Teams est active.

💡 Conseil : le QR code est personnel et reste valable pendant la période définie par votre entreprise. Demandez à votre visiteur de garder l'e-mail contenant le QR code à portée de main à son arrivée.

Avez-vous déjà envoyé l'invitation à la réunion ?

Vous n'avez pas besoin de créer une nouvelle réunion. Ouvrez la réunion dans votre calendrier, ajoutez invite@bringme.com comme participant et envoyez la mise à jour. Votre calendrier peut vous demander qui doit recevoir la mise à jour. Choisissez de l'envoyer uniquement au participant que vous avez ajouté, afin que vos visiteurs ne reçoivent pas une deuxième invitation. Ils reçoivent uniquement l'e-mail distinct contenant leur QR code.

Une visite sur plusieurs jours ou une réunion récurrente ?

Créez une réunion distincte pour chaque jour et ajoutez invite@bringme.com à chacune d'elles. Vos visiteurs reçoivent alors un QR code pour chaque jour. Vous pouvez copier la liste des participants depuis la première réunion.

N'utilisez pas de réunion récurrente pour cela. Pour une réunion récurrente, vos visiteurs ne reçoivent un QR code que pour la première date. Si vous avez déjà créé une réunion récurrente, remplacez-la par des réunions distinctes, une pour chaque date.

Bon à savoir

• Dans quelle langue mon visiteur reçoit-il l'e-mail de préenregistrement ?
• Comment un visiteur s'enregistre-t-il au Bringme Desk ?
• Mon visiteur ne reçoit pas de QR code. Que se passe-t-il ?

Vous avez encore des questions ?

Posez-les à Jaimie, l'AI Agent de Bringme. Jaimie répond à vos questions sur Bringme 24 heures sur 24 et transmet votre question à notre équipe lorsque c'est nécessaire. Vous trouverez Jaimie dans la Bringme App, dans la version web de la Bringme App et après vous être connecté via app.bringme.com.

💡 Conseil : Jaimie continue d'apprendre, votre feedback à la fin d'une conversation est donc toujours le bienvenu.